Verslag van de kerngroepbijeenkomst op 10 februari 2020

Anton heet ons welkom op deze bijeenkomst van de informanten, de leden van het A- en B-team en andere taakhouders. Van de uitgenodigde personen zijn Gert Huisman en Wilma Dekker afwezig.

In deze vergadering gaan we de informantentaak weer eens herijken en actualiseren. Hetzelfde ook voor de taakverdeling binnen de organisatie waarmee we de laatste jaren gestructureerd werken, en verder wat er dit jaar op stapel staat. Anton vraagt of iemand het verslag van de vorige bijeenkomst 2017 nog heeft bekeken, toen o.a. de gelatenheid van het koor naar voren werd gebracht. Niemand heeft het herlezen, en niemand heeft de behoefte om het daar nog over te hebben.

De informantentaak

De samenstelling van de informanten is veranderd, dus is het handig om de werkwijze weer onderling af te stemmen. Misschien hebben we inmiddels andere inzichten of hebben de nieuwe informanten bepaalde ideeën over de werkwijze, aldus Anton. Hij loopt de verschillende onderdelen van de informantentaak langs en daar wordt over gesproken, zoals over het bijhouden wie er niet op de repetities komen, wegens ziekte of andere narigheden, het opvangen van nieuwe leden, leden bijsturen en activeren en  ook de opstelling binnen de stemgroep tijdens repetities en optredens in overleg met Anton, het zorgen voor MP3s en een tekstboek, liefst met aantekeningen. Ed brengt het karakter van de bij te houden absentielijst ter sprake. Hij deed dat consequent maar vraagt zich af of dat nog wel nodig is. Anton zegt dat het niet zozeer gaat om het bijhouden van een verplichte lijst, maar om de onderlinge betrokkenheid te stimuleren, met elkaar mee te leven en te kunnen signaleren of er problemen ontstaan als mensen er vaak niet zijn, ook bijvoorbeeld of mensen goed voorbereid zijn op de optredens. Petra geeft aan dat de gedachte achter het bijhouden van een absentielijst is dat als leden twee keer achter elkaar niet geweest zijn, de informant dan een belletje kan plegen wat de reden is. Dat leden later komen of eerder weggaan heeft vaak goede redenen. Het blijkt dat de afmeldingen en bijzonderheden tegenwoordig doorgaans plaats vinden via de groepsapp, die intussen bij alle stempartijen in het leven is geroepen. De informatie-uitwisseling via de groepsapp werkt heel goed en Anton vindt dat het gebruik ervan gerust in de standaard-regeling opgenomen kan worden.

Meedoen met optredens

In principe is er de regel dat je niet mee mag doen met een optreden als je er de twee voorgaande repetities niet bent geweest.  Ondanks dat het wel eens moeilijk is vindt Anton wel dat deze regels gehandhaafd worden. Immers, je mist de afspraken die tijdens de laatste repetities gemaakt zijn, en de nummers heb je een dan maand of nog veel langer niet samen gezongen. Voordat je het weet ben je bij het optreden de anderen tot last, kom je verkeerd op of sta je te playbacken. Maar het is geen harde regel, de crux is of je extra bijdraagt of juist afbreuk doet aan het optreden. Minie geeft aan dat de laatste afspraken ook via de app kunnen worden meegedeeld en dat leden hierin ook zelf een stukje verantwoordelijkheid hebben of ze wel of niet klaar zijn voor een optreden. Anton wijst er nog op dat het belangrijk is dat koorleden ruim op tijd zijn bij een optreden, ook als er geen soundcheck is. De informanten hebben daarin ook een taak. Dan kunnen de laatste aanwijzingen gegeven worden, zoals over het uitvallen van nummers, het opkomen, de volgorde etc. Het is te vaak voorgekomen dat het koor er pas op het nippertje is, zodat daar geen tijd voor was.

Taakorganisatie

Sinds 2014 is er geen traditioneel bestuur, maar een taakorganisatie met een A en B team. Dat werkt de laatste jaren uitstekend. Er zijn intussen wel wat taken verschoven en het is de vraag of het iets anders moet worden geformuleerd en verdeeld. Zo is de financiële taak van Wout weer naar Henriët verschoven. Wout houdt alleen nog de ledenadministratie bij, maar doet daarentegen meer aan de zaalfaciliteiten en de website. Trea vraagt wat er bedoeld wordt met optredenstaken onder “muziek”. Dat blijkt te gaan om repertoire, programma, installatie, muzikale sound. Dit kan beter geformuleerd worden. Wat de installatie betreft is Trea altijd opgelucht als het weer droog blijft. Ed oppert het idee om een partytent te kopen. Dan krijg je wel het probleem wie ermee gaat sjouwen en met het sjouwen is Anton al 25 jaar helemaal klaar. Wat de PR betreft: mochten leden benaderd worden door een journalist, verwijs deze dan door naar Trea. Bij de interne voorzieningen is niet goed helder wie waarvoor staat, wie zich verantwoordelijk voelt of wie het werk uitvoert. Er zijn daar dus nogal wat vraagtekens ingevuld. Gert Huisman is daar opperhoofd, maar houdt zich met de website bezig. Danielle geeft aan dat iemand in het B-team aanspreekpunt voor dit hele taakveld zou moeten zijn. Zij en Petra willen zich er meer mee bezig houden en Petra wordt ter plekke gebombardeerd tot IZ-coördinator. De werkwijze m.b.t. de website wordt ook besproken. Gert Huisman zet de verslagen op de website. Wat betreft de digitale archiefvorming  houdt Wout het archief bij zoals krantenartikelen, foto’s en filmpjes, maar dan moet hij die wel toegestuurd krijgen. Jan van de Kamp, verantwoordelijk voor o.a. de opbouw en techniek had  altijd wel voldoende ondersteuning. maar merkt dat de leden zich wat terugtrekken. Met name is er nu eigenlijk een tekort aan pluggers. Zie hieronder.

Komende activiteiten

Een belangrijk item is dat op er 12 september waarschijnlijk een korenfestival in Kampen wordt georganiseerd. Dat heeft best behoorlijk wat om het lijf. Er is een stichting in het leven geroepen door Anton, Danielle, Petra en Trea. Er is al behoorlijk wat overleg buiten de kring van Vox Five en de Euphonion Singers geweest. Het festival in 2020 is nog niet zo groots qua opzet als later de bedoeling is, en is vooral bedoeld om ervaring op te doen. Het festival vindt plaats op verschillende podia in het centrum van Kampen zowel binnen als buiten. Op 12 september is het ook monumentendag. Op die dag zijn er interne mensen nodig die wat taken kunnen doen, hand en spandiensten kunnen verrichten of bijvoorbeeld gastvrouw kunnen zijn.

Belangrijk is of er intern of in onze nabijheid mensen zijn die op die dag een geluidsinstallatie kunnen bedienen en er zijn pluggers nodig. Dat scheelt enorm in de financiën. Huren kost zo’n €1800,00 per podium, terwijl ES en Prevoices al veel spullen hebben. Zelf aanschaffen, ook door Vox Five, is te overwegen. Rien van ‘t Zand kent mensen die hierin mogelijk iets kunnen betekenen. Ook Henny Andriessen meldt zich hierin. Ook Ed, Wout en Jan geven aan hieraan te willen meewerken. Het komt er op neer dat een aantal mensen een paar keer met Anton samenkomen, een soort cursus krijgen in geluidstechniek en koorversterking en leren opbouwen en bedienen. Anton wil met kleine installaties werken. Over zaken als opslag en vervoer moet nog gesproken worden.

Op 18 april treden we op tijdens het bevrijdingsfestival in Kampen. Op 23 mei in Hattem tijdens het kunstfestival bij voldoende deelname. Op 27 juni wordt gedacht aan een spetterconcert op het strand van het Veluwemeer. We moeten onderzoeken of we dan kunnen optreden bij At Sea. Er wordt gevraagd of enkelen van ons daar een keer naar kunnen informeren. We hebben alleen een stopcontact nodig. Gaat Fenna doen.

Op 26 september doet Vox Five mee met het korenfestival in Epe. Ook de Euphonion Singers doen daaraan mee en blijven er een weekend. Als Vox Five samen met de Euphonion Singers wat gaan doen dan is de gedachte dat er op vrijdagavond  25 september in Epe een gezamenlijke repetitie wordt gehouden in de accommodatie waar de Euphonion Singers op dat moment verblijven. Uit ervaring blijkt dat er dan de volgende dag veel beter gezongen wordt. Het is 20 minuten rijden vanaf Kampen en dat moet voor iedereen te doen zijn.

Functie website

De website wordt goed bezocht o.a. voor het lezen van het verslag. Foto’s en filmpjes worden goed bekeken. De website heeft twee functies namelijk naar binnen voor Vox Five en naar buiten als PR voor publiek en aspirant-leden. Trea geeft aan dat wij dankzij de website gevraagd worden voor bepaalde optredens zoals bijvoorbeeld in december in Tollebeek en ook dat nieuwe leden zich vaak eerst melden via de website. Vox Five heeft ook een besloten FB pagina waar alleen leden op kunnen komen. Anton is er niet zo’n liefhebber van en ziet liever ook niet dat er (slechte) filmpjes van optredens op gezet worden. Wat betreft de eigen website doen Renée, Anton en Wout een soort selectie. Op de website moeten de optredensfilmpjes en foto’s geen antireclame zijn. De Euphonion Singers zetten ook pas filmpjes op YouTube als ze intern goedgekeurd zijn. Op FB is geen invloed, maar het is niet handig als onze aanhang allerlei videotroep deelt.

Op de website staat ook een inschrijfformulier voor nieuwe leden. Volgens het informantenreglement zou elke informant zo’n formulier bij de hand moeten hebben, en ook een introductiebrief en de huisregels. Dit wordt in de groep besproken en we gaan het iets anders doen. De stukken op de website worden geactualiseerd en beter geschikt gemaakt door Wout en het B-team, zowel voor het interne deel als het publieke gedeelte. Een deel van onze huisregels kan ook op het publieke deel voor potentiële leden. Voor aanmelding en inschrijving van nieuwe leden kunnen de informanten dan verwijzen naar de site en rechtstreeks naar Wout, die de inschrijving dan administreert en verder verzorgt. Is een koorlid trouwens de inlogcode kwijt dan kan gemakkelijk een nieuwe aangevraagd worden bij Wout.

Koorkleding tijdens optreden

Als de kledingcommissie de koorkleding bekend maakt zijn er leden die zich er niet altijd aanhouden. De vraag is wie de desbetreffende persoon daarop aanspreekt. Is dat de informant of de kledingcommissie zelf. Het is vooral een groepsproces, waar iedereen elkaar bijstuurt. In eerste instantie moet het goed aangekaart worden tijdens de repetities, daarna komt het nog in het verslag te staan en in de groepsapp. Trea vindt het ook een zaak van belang voor de PR. Foto’s en video’s worden onbruikbaar als iemand verkeerde kleding aan heeft. Het is belangrijk dat de kledingvoorschriften goed nageleefd worden.

Er bestaat een lijst met ons repertoire waar nummers in het zwart en in het grijs op staan. Ofwel de grijze nummers zingen we niet (meer), daargelaten of we die echt schrappen of toch enigszins paraat houden. Daar kunnen we het later nog wel eens over hebben.

Verslag, Geesje

 

Comments are closed